← Назад к Ликбезу бухгалтера

Полное руководство по кассовым журналам в США: виды кассы, регистры, ответственность и проводки

1. Что такое касса (Cash)?

Касса (Cash) — это наличные деньги компании, хранящиеся в кассе предприятия (например, в сейфе) или на расчётном счёте в банке. В США термин «Cash» может включать:

• Наличные деньги (физические купюры и монеты).
• Средства на расчётных счетах (Checking Accounts).
• Депозиты до востребования (средства, доступные для использования в любой момент).

В широком смысле Cash — это ликвидные средства, которые можно использовать для оплаты текущих расходов или погашения обязательств.

2. Виды кассы в США

2.1. Petty Cash (Касса мелких расходов)

Petty Cash — это небольшая сумма наличных денег, которую компания хранит для оплаты мелких текущих расходов.

Как работает Petty Cash?

1. Установление фонда: Компания выделяет фиксированную сумму (например, $200) для Petty Cash.
2. Расходы: Сотрудники тратят деньги из кассы мелких расходов и предоставляют чеки или квитанции.
3. Пополнение: Когда средства заканчиваются, касса пополняется на сумму потраченных денег.

Проводка при создании фонда Petty Cash:

Счёт	Дебет ($)	Кредит ($)
Petty Cash	200	—
Cash (Bank Account)	—	200

Объяснение: Деньги переводятся с банковского счёта в кассу мелких расходов.

Проводка при пополнении Petty Cash:

Если было потрачено $150 на расходы, проводка будет такой:

Счёт	Дебет ($)	Кредит ($)
Office Supplies Expense	50	—
Transportation Expense	30	—
Miscellaneous Expense	70	—
Cash (Bank Account)	—	150

Объяснение: Расходы относятся на соответствующие счета, а касса пополняется с банковского счёта.

2.2. Cash Register (Кассовый аппарат)

Cash Register — это система учёта наличных денег в розничной торговле или сфере услуг. Кассовый аппарат фиксирует все денежные транзакции (наличные и карточные).

Как работает Cash Register?

1. Открытие смены: В начале дня в кассе находится стартовая сумма (например, $100).
2. Продажи: В течение дня кассир принимает платежи от клиентов.
3. Закрытие смены: В конце дня подсчитывается итоговая сумма в кассе, и она должна совпадать с записями в системе.

Проводка при продаже через Cash Register:

Счёт	Дебет ($)	Кредит ($)
Cash (Cash Register)	500	—
Sales Revenue	—	500

Объяснение: Наличные деньги в кассе увеличиваются, а выручка фиксируется как доход.

Проводка при внесении денег из кассы на банковский счёт:

Счёт	Дебет ($)	Кредит ($)
Cash (Bank Account)	500	—
Cash (Cash Register)	—	500

Объяснение: Деньги переводятся из кассы на банковский счёт.

3. Кто отвечает за кассу?

3.1. Cashier (Кассир)

Cashier — это сотрудник, который работает с кассовым аппаратом и отвечает за прием платежей от клиентов.

3.2. Petty Cash Custodian (Хранитель кассы мелких расходов)

Petty Cash Custodian — это сотрудник, который отвечает за управление и контроль за кассой мелких расходов.

3.3. Accountant (Бухгалтер)

Accountant — это специалист, который ведёт учёт всех кассовых операций и готовит финансовую отчётность.

4. Кассовые регистры в США

4.1. Cash Receipts Journal (Журнал кассовых поступлений)

Cash Receipts Journal — это регистр, в котором фиксируются все поступления наличных денег в компанию.

Пример Cash Receipts Journal:

Дата	Описание	Счёт дебета	Сумма ($)	Счёт кредита
01/10/2025	Продажа товаров	Cash	500	Sales Revenue
01/12/2025	Оплата от клиента	Cash	300	Accounts Receivable

4.2. Cash Disbursements Journal (Журнал кассовых выплат)

Cash Disbursements Journal — это регистр, в котором фиксируются все выплаты наличных денег из кассы.

Пример Cash Disbursements Journal:

Дата	Описание	Счёт дебета	Сумма ($)	Счёт кредита
01/11/2025	Оплата аренды	Rent Expense	1,000	Cash
01/15/2025	Оплата поставщику	Accounts Payable	500	Cash

5. Как кассовые журналы попадают в главную книгу?

5.1. Ежедневное внесение записей

В конце каждого дня или периода данные из кассовых журналов переносятся в General Ledger (Главную книгу).

5.2. Процесс переноса данных

1. Суммирование: Бухгалтер суммирует все записи в кассовых журналах за день или неделю.
2. Создание проводки: Итоговые суммы переносятся в соответствующие счета главной книги.
3. Сверка: Данные из кассовых журналов сверяются с банковскими выписками и другими документами.

Пример переноса данных:

Допустим, за день было три записи в Cash Receipts Journal:

• Продажа товаров: $500
• Оплата от клиента: $300
• Прочие поступления: $200

Итоговая проводка в General Ledger:

Счёт	Дебет ($)	Кредит ($)
Cash	1,000	—
Sales Revenue	—	500
Accounts Receivable	—	300
Miscellaneous Revenue	—	200

6. Внутренний контроль за кассой

6.1. Основные меры контроля

1. Разделение обязанностей: Один сотрудник не должен контролировать все аспекты кассовых операций.
2. Регулярные проверки: Периодические подсчёты наличных в кассе и сверка с записями.
3. Ограничение доступа: Только уполномоченные сотрудники должны иметь доступ к наличным.
4. Документирование: Все кассовые операции должны быть подтверждены чеками или квитанциями.
5. Банковская сверка: Ежемесячная сверка данных кассы с банковскими выписками.

6.2. Bank Reconciliation (Банковская сверка)

Bank Reconciliation — это процесс сверки данных компании с банковскими выписками.

Цель банковской сверки:

• Убедиться, что все транзакции учтены правильно.
• Обнаружить ошибки или мошенничество.
• Скорректировать разницы между балансом компании и балансом банка.

Причины расхождений:

• Outstanding Checks — чеки, выписанные компанией, но ещё не обналиченные получателем.
• Deposits in Transit — депозиты, внесённые компанией, но ещё не зачисленные банком.
• Bank Fees — комиссии банка, которые компания ещё не учла.
• Interest Earned — проценты, начисленные банком, но не учтённые компанией.

7. Типичные ошибки при работе с кассой

8. Заключение

Касса — это критически важная часть бухгалтерского учёта любой компании. Правильное управление кассовыми операциями, ведение кассовых журналов и соблюдение внутреннего контроля помогают обеспечить точность финансовой отчётности и предотвратить мошенничество.

Если у вас остались вопросы или вы хотите узнать больше о бухгалтерском учёте в США, обратитесь к профессиональному бухгалтеру или изучите дополнительные материалы на нашем сайте.